불만을 제기한 고객을 응대하는 이메일

언제 사용하나

불만·항의 고객에게 감정을 진정시키면서 해결책을 제시해야 할 때.

준비할 정보

• 고객 불만 내용과 사실 관계(우리 측 과실 여부)
• 제시 가능한 해결책·보상 범위

바꿀 placeholder

• {{COMPLAINT}} : 고객 불만 내용
• {{FACTS}} : 확인된 사실 관계
• {{RESOLUTION}} : 제시할 해결책/보상

복사해서 쓰는 프롬프트

불만 고객을 응대하는 이메일을 써줘.

불만: {{COMPLAINT}}
사실 관계: {{FACTS}}
해결책/보상: {{RESOLUTION}}

조건:
- 먼저 불편에 공감하고, 방어적이지 않게 사실을 정리해줘.
- 우리 측 과실이 있으면 명확히 인정하고, 없으면 정중히 상황을 설명해줘.
- 구체적 해결책과 처리 일정, 담당 연락 방법을 제시해줘.
- 감정적 표현 없이 침착한 톤을 유지해줘.
- 제목 / 본문 / 후속 조치를 구분해줘.

입력 예시

{{COMPLAINT}} = "배송이 일주일 늦었고 파손됨"

기대 출력

제목, 공감·상황 정리, 해결책·일정, 후속 연락.

검수 방법

방어적·감정적 표현이 없는지, 해결책이 구체적인지 확인한다.

주의사항

• 사실이 확인되지 않은 책임을 성급히 인정·부인하지 않는다.
• 보상 범위를 넘는 약속을 임의로 하지 않는다.

활용 팁

• 공감→사실→해결책 순서가 감정 완화에 효과적이다.